A responsabilidade sobre todo o ativo imobilizado de uma empresa é de todos os colaboradores e gestores. O cuidado com todos os equipamentos interfere diretamente nos gastos da empresa e, portanto, passa por todos os setores. O trabalho entre os diferentes departamentos é crucial para isso.

Se a empresa não tem dinheiro para comprar novos computadores quando é preciso, o prejuízo é de todos. Se há gastos excessivos com manutenção de equipamentos, todos os setores deixam de receber investimentos necessários para ampliar o ativo imobilizado.

Depois da empresa fazer um Inventário Patrimonial e ter um detalhamento sobre todos os bens, a gestão é compartilhada.

Os gestores têm o papel de passar para os diferentes setores sobre os materiais e equipamentos que estão sob a administração de cada área. Ter o domínio total dos dados referentes a quebra, perda e obsolescência dos ativos imobilizados é fundamental para o planejamento das finanças. Projetar o fluxo de caixa e se preparar para mudanças na infraestrutura da empresa, saber o quanto será gasto em cada setor faz com que a gestão esteja sempre organizada e alinhada com as reais necessidades dos processos produtivos.

A partir desse momento, o trabalho tem que ser coletivo. Cada departamento faz o balanço sobre o uso de materiais e cuida de tudo que passa nas mãos dos colaboradores.