O inventário patrimonial é uma ferramenta fundamental para que a empresa tenha um controle patrimonial perfeito. Nesse inventário estão descritos todos os ativos imobilizados da empresa, com informações sobre a data de aquisição, estado de conservação, localização física entre outras.
Em outras palavras, é a partir do inventário de imobilizado que uma empresa tem clareza sobre a existência de um bem e para o que ele está sendo usado. O inventário patrimonial também permite saber onde está o bem e sob qual centro de custo.
Com todas essas informações, o gestor tem condições muito melhores para tomar decisões consistentes para a otimização de uso do ativo imobilizado, criar política de investimentos e acertar em correção de defasagens de uso e obsolescência.
Mais uma vantagem do inventário: ele torna muito mais viável a aprovação sem ressalvas em auditorias, quando eventualmente elas forem realizadas.
Se você busca todos esses benefícios, está na hora de conhecer o passo a passo do Inventário Patrimonial e dar um salto de qualidade no seu controle dos ativos imobilizados. O Blog da Integrade Consulting dá todas as dicas. Confira!
Leia também! Inventário de Imobilizado: Porque e como fazer!
Inventário no controle patrimonial
Cuidar muito bem do ativo imobilizado é uma necessidade. Ele é o conjunto de todas as máquinas, ferramentas, equipamentos, mobiliário, veículos, computadores, etc. Enfim, são os bens patrimoniais sem os quais a empresa não tem como manter todos os seus processos no dia a dia.
Cada um desses bens passa por um processo de depreciação, ou seja, perde o valor a cada ano que passa. É natural que em um determinado momento eles já não sirvam mais para as suas respectivas funções e precisem ser trocados. A excelência na gestão do ativo imobilizado, antecipa os gastos com a manutenção e com a reposição destes bens, otimizando o uso.
Ainda há responsabilidades fiscais sobre estes ativos que precisam ser observadas. Ignorá-las pode gerar grandes dores de cabeça, inclusive com sanções por incorreções em documentos contábeis.
Ora, não há gestão sem informação. Então toda essa cadeia que tem como objetivo criar um conjunto de dados gerenciáveis, de forma a evitar surpresas, oferecendo as condições para um controle fiscal realmente eficaz. E o primeiro passo é justamente o inventário dos bens da empresa.
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Como começar o inventário do patrimônio
Planejamento é a palavra chave para o início de um inventário patrimonial. É nessa etapa que são definidos a divisão dos bens, o tipo de emplacamento a ser utilizado, o tamanho e os responsáveis pelas equipes pelo inventário.
O planejamento também precisa deixar definir quais são os dados a serem coletados, os equipamentos usados, o cronograma de ações e a localização dos bens.
Outro ponto importante é o treinamento dos colaboradores que tratarão de forma direta do inventário, com uma perfeita padronização de ações. É necessário criar na empresa uma cultura de respeito aos bens da empresa.
Inventário passo a passo
Após o planejamento e o treinamento das equipes, três etapas bem distintas serão realizadas dentro do processo de inventário patrimonial:
- Execução – As equipes, já definidas e treinadas, vão a campo afixar as placas e registrar os dados de patrimônio obedecendo rigorosamente o planejamento. Para garantir a boa execução é necessário também a supervisão do trabalho das equipes., tanto do direcionamento das placas de patrimônio, como no andamento e produtividade do inventário de imobilizado. A supervisão não pode dar margem para o que não estiver no planejamento, sob risco de prejudicar o relatório final. Sendo assim, é neste momento que eventuais desvios devem ser corrigidos.
- Conferência – Mesmo com um planejamento detalhado e uma execução supervisionada com rigor, ainda é necessário conferir as informações coletadas. É preciso verificar, por exemplo, a coerência na informação e a sequência da numeração das placas. É possível que a quantidade patrimonial inviabilize a conferência item por item e nesse caso utiliza-se critérios de amostragem ou restringe-se aos itens de maior valor.
- Emissão de relatório – Por fim, deve-se emitir o relatório do inventário de imobilizado com as diversas classificações. Por exemplo, por local, centro de custo, funcionalidade e etc.
O controle do inventário, no entanto, não termina com a emissão do relatório. A cada dia um item pode ter a sua baixa dada por obsolescência, novos ativos podem ser adquiridos, a localização de bens tende as mudar com frequência, etc.
É altamente recomendável que a empresa tenha um software para que as equipes façam o controle de todas as mudanças pelas quais o inventário vai ser submetido.
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