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São oito as principais etapas de um perfeito controle do ativo fixo:

• Levantamento contábil – Consiste na conversão do cadastro atual de controle patrimonial, por meio da análise de cada registro e eventuais pesquisas através de consultas em notas fiscais, razões, balancetes, balanços, livros diários, projetos e todo e qualquer documento que possibilite a identificação e registro individualizado dos bens na base contábil relativa às contas do ativo imobilizado.
  
  • Levantamento físico – Consiste no tombamento dos bens patrimoniais existentes, com a fixação de etiquetas em alumínio com código de barras. Serão apontados além dos dados que identificam o bem, a sua localização por centro de custos, local físico, área de risco de seguro, espécie, linha de produção, etc.
  
  • Cotejamento Físico / Contábil – É o processamento e a automação da conciliação entre os números coletados e os números anteriores existentes em código de barras na base do cadastro contábil, com a devida correção para pontos eventualmente conflitantes.
  
  • Análise das Sobras Físicas e Contábeis –É a análise das sobras físicas e contábeis para posterior saneamento. Para a solução destas pendências, sugerem-se alternativas para o encerramento da conciliação, visando eliminação das sobras.
  
  • Saneamento – Consiste na regularização das sobras físicas e contábeis, através de tratamento adequado.
  
  • Ajuste Contábil – Nessa etapa é apresentado um elenco de alternativas e métodos para o tratamento dos saldos divergentes para o seu correto saneamento.
  
  • Atualização do Controle Patrimonial – Após a entrega definitiva com o recebimento da posição analítica do ativo imobilizado, encadernado e com um parecer técnico sobre a sua execução, é feita a migração dos dados para o ambiente operacional da empresa, com a posição atualizada.
  
  • Relatório de Conclusão – Uma posição analítica, já com as sobras saneadas. Ela contém a posição definitiva de conclusão do trabalho e também o relatório de ocorrências.