É possível sim melhorar a gestão do ativo imobilizado da sua empresa e isso pode começar hoje mesmo, mas antes de mais nada é preciso entender que, muito mais que uma obrigação legal, o perfeito controle do patrimônio é um diferencial competitivo usado pelos melhores administradores de qualquer empresa.
Muita gente pensa em primeiro lugar nos aspectos legais e acredita que o controle patrimonial é uma ferramenta que evita sanções que podem ser aplicadas pelo fisco em caso de algum erro no preenchimento de documentos contábeis. Ele é sim essa ferramenta, mas vai muito além.
Um gerenciamento eficaz do ativo fixo representa um enorme ganho na gestão financeira, o que significa diminuição de gastos, além da otimização dos processos de compras da empresa e a garantia da durabilidade dos bens adquiridos.
A lógica é simples de compreender. A partir do momento que o gestor tem em suas mãos dados confiáveis e atualizados sobre todos os bens da empresa, suas decisões serão muito mais assertivas.
Com o controle patrimonial os bens duram mais, recebem manutenção na hora certa, serão trocadas no momento mais adequado e ainda podem render uma entrada de recursos importante.
Além disso, colaboradores eventualmente mal intencionados se sentirão inibidos a praticar furtos ao perceber que a empresa cuida com muito cuidado dos ativos.
As vantagens são muitas, mas como exatamente melhorar a gestão de imobilizado em 2021? Blog da Integrade Consulting preparou esse artigo para ajudar a empresários e gestores no uso dessa ferramenta. Confira!
Conhecimento é a chave Para o Ativo Imobilizado
Você já merece os parabéns por estar aqui buscando mais informações, é exatamente assim que começa a otimização do controle do patrimônio, já que é muito difícil para qualquer um de nós conhecer por completo todas as áreas de uma empresa.
Mesmo um negócio mais simples, como a sorveteria do seu bairro por exemplo, exige muito de um gestor. É preciso entender o produto, ter noções de marketing, ter uma equipe treinada, uma correta política de RH, lidar com fornecedores e clientes, e muito mais.
Por mais bem preparado que seja o empresário, conhecer a fundo cada uma dessas áreas da empresa (e de muitas outras) é praticamente impossível. Claro, o bom gestor deve ter conhecimento do funcionamento de cada área da sua empresa, mas seu foco em primeiro lugar deve ser o core business.
Você deve ter percebido que nem citamos o controle patrimonial, a gestão fiscal e o controle contábil entre as áreas que estão sob o guarda-chuva do gestor. No entanto, conhecer cada uma delas, aplicar as melhores práticas e minimizar os riscos de erros e de sanções é fundamental para o funcionamento da empresa.
Note que estamos até aqui falando sobre a sorveteria do bairro, uma empresa de poucos funcionários e de complexidade relativamente baixa, mas o mesmo conceito pode ser aplicado a empresas maiores, com dezenas, centenas ou até milhares de funcionários. Nesses casos, de complexidade maior, é ainda maior a necessidade de políticas corretas para o controle do patrimônio.
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Ativo Imobilizado, Siga todas as etapas
São oito as principais etapas de um perfeito controle do ativo fixo:
- Levantamento contábil – Consiste na conversão do cadastro atual de controle patrimonial, por meio da análise de cada registro e eventuais pesquisas através de consultas em notas fiscais, razões, balancetes, balanços, livros diários, projetos e todo e qualquer documento que possibilite a identificação e registro individualizado dos bens na base contábil relativa às contas do ativo imobilizado.
• Levantamento físico – Consiste no tombamento dos bens patrimoniais existentes, com a fixação de etiquetas em alumínio com código de barras. Serão apontados além dos dados que identificam o bem, a sua localização por centro de custos, local físico, área de risco de seguro, espécie, linha de produção, etc.
• Cotejamento Físico / Contábil – É o processamento e a automação da conciliação entre os números coletados e os números anteriores existentes em código de barras na base do cadastro contábil, com a devida correção para pontos eventualmente conflitantes.
• Análise das Sobras Físicas e Contábeis –É a análise das sobras físicas e contábeis para posterior saneamento. Para a solução destas pendências, sugerem-se alternativas para o encerramento da conciliação, visando eliminação das sobras.
• Saneamento – Consiste na regularização das sobras físicas e contábeis, através de tratamento adequado.
• Ajuste Contábil – Nessa etapa é apresentado um elenco de alternativas e métodos para o tratamento dos saldos divergentes para o seu correto saneamento.
• Atualização do Controle Patrimonial – Após a entrega definitiva com o recebimento da posição analítica do ativo imobilizado, encadernado e com um parecer técnico sobre a sua execução, é feita a migração dos dados para o ambiente operacional da empresa, com a posição atualizada.
• Relatório de Conclusão – Uma posição analítica, já com as sobras saneadas. Ela contém a posição definitiva de conclusão do trabalho e também o relatório de ocorrências.
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Conte com especialistas
Como você viu, o processo de controle do ativo imobilizado gera um trabalho complexo e exige muito conhecimento teórico e prático. A maioria das empresas não tem um departamento com o know-how necessário para a tarefa e contar com a ajuda e especialistas é a melhor decisão.
A Integrade Consulting é uma empresa especializada em controle patrimonial e avaliação, com uma solução completa para gestão patrimonial de bens.
