A inventariação é fundamental para qualquer empresa. A fim de manter todos os processos funcionando de forma satisfatória, qualquer organização precisa de bens materiais. São necessários veículos, mesas, cadeiras, computadores, máquinas para produção, estoque e muito mais. Esses bens compõe o ativo imobilizado da empresa e precisa ser inventariado
Ainda que muitos gestores e empresários não prestem muita atenção à essa necessidade, ela é uma realidade. O inventário do imobilizado permite o controle do patrimônio ao indicar o valor dos bens, condições de uso, quantidade e descrição de cada produto.
Todas essas informações ajudam a mapear quais são as fraquezas, fortalezas e urgências que sua empresa no campo da infraestrutura. Em resumo, o gestor ou o empresário têm as melhores informações para tomar decisões relacionadas ao patrimônio.
Quando fazer manutenções em um grupo de bens? Quando fazer novas aquisições? Onde estão e como estão sendo utilizados os itens do inventário?
No momento em que todas essas perguntas são respondidas assertivamente há um maior respeito ao patrimônio e, no fim das contas, um diferencial competitivo, já que os gastos com o patrimônio estarão muito mais controlados.
Assim, a inventariação representa um salto de qualidade no controle do patrimônio e o Blog da Integrade Consulting vai explicar melhor. Siga a leitura e saiba mais!
Como começar um inventário de imobilizado?
Antes de mais nada, é importante conhecer a legislação, afinal a inventariação pode ser uma ferramenta poderosa de gestão, no entanto também é uma obrigação contábil. Antes de mais nada, é preciso entender o que é o ativo imobilizado que vai ser inventariado, de forma geral ele é o conjunto de:
- Máquinas e equipamentos;
- Veículos;
- Edificações;
- Eletrônicos;
- Móveis;
- Utensílios;
- Equipamentos de informática.
O conceito de ativo imobilizado está definido pela Lei 6.404/1976, em seu artigo 179, e pelo pronunciamento CPC 27 (Comitê de Pronunciamentos Contábeis). Em resumo, as normas determinam que o ativo imobilizado tenha de ser tangível, ou seja, palpável, concreto.
Uma vez que se tenha conhecimento das normas legais, é hora de colocar a mão na massa e começar o processo de inventariação passo a passo.
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Inventariação passo a passo
Certamente a melhor gestão de qualquer área começa com planejamento e essa regra vale também para quando vamos começar um inventário.
Nessa etapa que são definidos a divisão dos bens, o tipo de emplacamento a ser utilizado, o tamanho e os responsáveis pelas equipes pelo inventário, os dados a serem coletados, os equipamentos usados, o cronograma de ações e a localização dos bens.
Além disso, é preciso fazer um treinamento dos colaboradores que tratarão de forma direta do inventário, com o objetivo padronização de ações. Afinal, é necessário que todos “falem a mesma língua”.
É altamente recomendável que a empresa tenha um software para que as equipes façam o controle de todas as mudanças pelas quais o inventário vai ser submetido. Ao mesmo tempo em que essa tecnologia vai ajudar na preparação do inventário, vai também trazer facilidades para o controle dele após pronto.
Em seguida chega a fase da execução, que consiste no trabalho das equipes de inventariação em campo. Elas vão afixar as plaquetas de identificação nos bens e registrar os dados necessários, obedecendo rigorosamente o planejamento.
Essas equipes precisam de supervisão, tanto do direcionamento das placas de patrimônio, como no andamento e produtividade do inventário de imobilizado. A supervisão não pode dar margem para o que não estiver no planejamento, sob risco de prejudicar o relatório final.
Logo depois é a vez da fase de conferência, quando são conferidas as informações coletadas. É preciso verificar, por exemplo, a coerência na informação e a sequência da numeração das placas. É possível que a quantidade patrimonial inviabilize a conferência item por item e nesse caso utiliza-se critérios de amostragem ou restringe-se aos itens de maior valor.
Quando o processo de conferência estiver terminado, é feita a emissão de relatório de inventariação, com todas as informações organizadas. Por exemplo, por local, centro de custo, funcionalidade e etc.
O controle do inventário, no entanto, não termina com a emissão do relatório. A cada dia um item pode ter a sua baixa dada por obsolescência, novos ativos podem ser adquiridos, a localização de bens tende as mudar com frequência, etc.
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Como encontrar profissionais dessa área?
Se a sua empresa ainda não faz esse processo de inventariação, a Integrade Consulting oferece serviços como a realização de Inventário Patrimonial, assumindo um compromisso com sua empresa desde o processo de inventário físico, até a conciliação e o saneamento do ativo imobilizado. Tudo isso com suporte de sistemas de alta performance.
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