Mercadorias entram e saem todos os dias de um estoque. Controlar este fluxo de produtos é uma enorme necessidade para quem trabalha com comércio e o Inventário Patrimonial Cíclico é a maneira ideal para isso.
Saber quais mercadorias chegaram, estão paradas ou saindo do estoque exige atenção e contagem constante. Para que este trabalho seja perfeito existem técnicas, práticas e softwares com este objetivo que você precisa conhecer para evitar falhas no processo e também fraudes.
Mas como se faz o Inventário Patrimonial Cíclico, por que ele é tão importante e como é possível implantá-lo? Siga lendo este artigo e encontre todas as respostas!
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Afinal, o que é o Inventário Patrimonial Cíclico?
Ele é um sistema de contagem periódica dos itens em estoque. Para que essa contagem seja perfeita é necessário seguir uma programação pré-determinada. Alguns dos itens mais importantes podem ter uma periodicidade de contagem ainda maior.
Contudo, não basta contar. Quando um erro é encontrado é preciso que também seja achada a origem desde equívoco ou, no caso de furto, encontrar qual é a parte do processo que pode estar viciada e fechar essa possibilidade para possíveis pessoas mal intencionadas.
É importante deixar bem claro que uma divergência entre o que deveria estar em estoque e o que efetivamente está lá não é necessariamente sintoma de fraude. Muitas vezes, em especial em dias mais corridos, o erro humano de quem lança as entradas ou saídas pode acontecer. Por isso, um olhar mais atendendo é necessário cada vez que um erro é encontrado.
O Inventário Cíclico permite que a empresa saiba com exatidão a real situação do estoque e essa informação é necessária para o exercício da contabilidade, além, de ser uma importante ferramenta de gestão, já que o responsável terá dados sempre atualizados para auxiliá-lo nas tomadas de decisões.
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Estoque em boa ordem, menos chances de prejuízo
Com um inventário bem elaborado, o controle do fluxo dos produtos que estão entrando e saindo será aprimorado, reduzindo a possibilidade de falta de produtos necessários para a venda.
Além do Inventário Cíclico, há outras formas de contagem de estoque:
- Inventário de estoque perpétuo/permanente –É realizado em tempo real, de forma eficiente e prática, no entanto exige uma contagem manual, o que costuma a levar mais tempo dos colaboradores.
- Inventário de estoque geral –É uma contagem detalhada que mostra a realidade do estoque em um determinado momento. Tem uma grande desvantagem: para ser realizado precisa que as operações no setor sejam paralisadas.
- Inventário de estoque rotativo –É mais uma forma de fazer um levantamento pontual, na qual os itens são divididos em grupos e contados separadamente.
Outro ponto importante dos Inventários de Estoque é a percepção mais ágil sobre produtos que estão parados no estoque. Sabemos que produtos encalhados representam uma grande possibilidade de prejuízos, já que eles correm o risco de deterioração e também de se tornarem obsoletos e comprometer até mesmo o capital de giro da empresa.
Por fim, o controle mais próximo do estoque a partir de um inventário traz uma vantagem adicional. Ao adotar o processo, busca-se uma melhor organização dos produtos guardados. Este cuidado por si só já representa um ganho, já que os funcionários terão melhor noção de onde se encontra cada item e terão muito menos trabalho para encontrá-los quando for necessário.
Toda essa organização reduz até mesmo o risco de acidentes como um incêndio, por exemplo. Empresa, patrimônio e colaboradores estão mais seguros quando há um Inventário Cíclico Patrimonial organizado.
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Quais são as ferramentas para a implantação de um Inventário de Estoque?
Existem softwares de gestão que auxiliam e muito a contagem de produtos necessária para o Inventário Cíclico. Mais do que isso, os dados obtidos pelos responsáveis pelo estoque podem ser compartilhados com os setores de vendas, como por exemplo:
- Vendas Diretas;
- Transporte;
- Controle Financeiro;
- Chefes e Gestores.
Desta forma, cada departamento tem a informação necessária para que possa fazer o seu trabalho de forma mais ágil. O vendedor sabe o que tem para vender, o pessoal do transporte conhece o que vai ser entregue, a contabilidade tem a informação para os seus exercícios e a gerência pode tomar as melhores decisões estratégicas.
Uma ferramenta adequada automatiza e otimiza os processos do estoque, elevando a produtividade. Uma vez que os colaboradores contem com a tecnologia para acelerar a busca por informações, é possível desempenhar outras atividades importantes para a empresa.
