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Inventário de Imobilizado
Porque e como fazer!
Está claro para o mundo empresarial que a gestão patrimonial correta do ativo imobilizado só traz benefícios. E ela começa com o inventário de imobilizado, ou seja, levantamento físico detalhado de tudo que a empresa possui, com a devida fixação das etiquetas de código de barras
A partir do inventário do imobilizado é possível tomar decisões consistentes para a otimização de uso, política de investimentos, correção de defasagens de uso e obsolescência. Além de viabilizar aprovação sem ressalvas em auditorias..
Em outras palavras, é a partir do inventário de imobilizado que uma empresa tem clareza sobre a existência de um bem e para o que ele está sendo usado. Também permite saber onde está e sob qual centro de custo. Além disso, informa sobre o estado de conservação e funcionalidade, se é realmente da empresa ou de algum terceiro e contribui para localizar caso esteja arrendado.
Por fim, mas não menos importante, é fundamental na avaliação de propostas de seguros patrimoniais, pois evita valores de prêmios superestimados ou subestimados. Também contribui para uma mais robusta garantia de eventuais financiamentos.
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Como fazer o inventário de imobilizado
Para chegar a um inventário de imobilizado que realmente atenda aos objetivos mencionados é necessário respeitar o seguinte roteiro: (Para ficar mais claro abaixo vamos detalhar cada etapa do processo.
Planejamento
Nada sai bem feito se não houver uma predeterminação exata do que será executado. Daqui sai a definição da divisão dos bens, tipo de emplacamento, tamanho e responsáveis pelas equipes. Além disso, ficam claros os dados a serem coletados, equipamentos usados, cronograma de ações e onde estão os bens.
Ainda no planejamento há a preparação para a realização do inventário de imobilizado. É feita a compra dos equipamentos e materiais, treinamento de equipes, caso necessário, e padronização de ações.
Em caso de mais de um time recomenda-se a confecção de um manual para padronizar procedimentos e, consequentemente, resultados.
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Execução
É a hora que os times vão a campo afixar as placas e registrar os dados de patrimônio obedecendo rigorosamente o planejamento.
Para garantir a boa execução é necessário também a supervisão do trabalho das equipes. Tanto do direcionamento das placas de patrimônio, como no andamento e produtividade do inventário de imobilizado.
A supervisão não pode dar margem para o que não estiver no planejamento, sob risco de prejudicar o relatório final. Sendo assim, é neste momento que eventuais desvios devem ser corrigidos.
Conferência
Mesmo com um planejamento detalhado e uma execução supervisionada com rigor, ainda é necessário conferir. São três os pontos principais a se atentar:
Coerência na informação: se não há dados incongruentes como, por exemplo, a marca de uma mesa relacionada com modelo de cadeira. Ou o motor específico de barco ser atribuído a um carro. Sequência da numeração das placas: não pode haver “pulos” nas sequências de números. Elas têm de ser contínuas.
É possível que a quantidade patrimonial inviabilize a conferência item por item. Nestes casos utiliza-se critérios de amostragem ou restringe-se aos itens de maior valor.
Emissão de Relatório
Por fim, deve-se emitir o relatório do inventário de imobilizado com as diversas classificações. Por exemplo, por local, centro de custo, funcionalidade e etc.
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Conclusão
O inventário de imobilizado é de onde parte a gestão patrimonial. Consequentemente é fundamental para que ela seja efetiva, pois não há estrutura consistente sobre base falha.
A partir dele, fases subsequentes como conciliação contábil, revisão da vida útil e teste de recuperabilidade fatalmente serão melhores.
Além disso, garante robustez para demonstrações contábeis em casos de auditoria e viabiliza condições para tomada de decisões rápidas e acuradas
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